Tips Humas: Penulisan Siaran Pers. Strategi Membangun Hubungan dengan Media. Konferensi Pers. Wawancara Media. Prakti Konferensi Pers.
Siaran Pers, Media Relations (Hubungan Media), Konferensi Pers, dan Wawancara Media merupakan bagian dari tugas dan fungsi pokok (tupoksi) Hubungan Masyarakat (Humas) atau Public Relations (PR) sebuah lembaga atau instansi.
Tips berikut ini akan mengulas ringkas strategi membangun Hubungan Media (Media Relations) atau Hubungan Pers (Press Relations), meliputi penulisan siaran pers, konferensi Pers, dan wawancara media (media interview).
Menulis Siaran Pers
Siaran Pers (Press Release) –disebut juga rilis pers, rilis berita (news release), atau disngkat rilis— adalah informasi dalam bentuk berita (news) yang dibuat oleh Humas suatu organisasi untuk disampaikan kepada pengelola pers/media agar dipublikasikan dalam media massa tersebut.
Siaran pers adalah informasi yang disiarkan untuk pers (Thomas Bivins). Cara membuat atau menulis rilis sama dengan cara menulis naskah berita.
Dengan kata lain, naskah siaran pers sama dengan naskah berita berita –khususnya berita langsung (straight news).
Tujuan press release, antara lain, adalah: memberi informasi baru (produk, promosi, kebijakan, keputusan dll), mengklarifikasi suatu hal, dan membentuk pencitraan (perusahaan, lembaga, maupun perorangan).
Sebagaimana naskah berita yang dibuat wartawan, siaran pers berisi fakta atau rekonstruksi peristiwa dengan kandungan elemen berita atau unsur 5W+1H:
- What — Apa yang terjadi, peristiwa apa.
- Who — Siapa pelaku atau orang yang terlibat dalam kejadian itu
- Why — Kenapa hal itu terjadi, latar belakang, tujuan, atau penyebab kejadian.
- When — Kapan kejadiannya, unsur waktu (hari, tanggal, bulan, tahun, jam).
- Where — di mana terjadinya, tempat kejadian, lokasi acara.
- How – Bagaimana proses kejadiannya, detail, rincian, kronologi, schedule, rundown, suasana, dll.
Siaran pers yang baik mengandung nilai berita (news values) yang berlaku di dunia jurnalistik atau di kalangan media massa, sebagai berikut:
- Aktual — peristiwa baru, hal baru, akan dan baru saja terjadi, hangat.
- Faktual — benar-benar terjadi, ada fakta dan data.
- Penting — penting diketahui publik atau menyangkut kepentingan umum; menyangkut orang penting.
- Menarik — menarik perhatian, menimbulkan rasa ingin tahu atau penasaran.
Siaran pers yang memenuhi nilai berita akan mudah dan cepat dipublikasikan karena layak muat (fit to print), layak siar (fit to broadcast), atau layak posting (fit to post).
Prinsip Penulisan Siaran Pers: Pola Piramida Terbalik
Prinsip penulisan siaran pers juga sama dengan prinsip atau standar penulisan berita, yakni menggunakan pola piramida terbalik (inverted pyramid).
Prinsip piramida terbalik maksudnya mengedepankan fakta terpenting. Umumnya, naskah berita dengan pola piramida terbalik diawali dengan unsur Who, diikuti unsur What, Where, When, lalu Why dan How.
- Fakta terpenting yaitu unsur What, Who, When, Where –peristiwa apa, siapa yang terlibat, kapan, dan di mana. Contoh: Humas Pemkot Bandung menggelar media gathering di Hotel Savoy Homann, Sabtu (8/12/2018).
- Fakta penting yaitu unsur Why dan How –latar belakang dan rincian kejadian atau acara.
- Fakta berikutnya bisa berupa informasi latar belakang (background information), misalnya profil ringkas lembaga/instansi.
Rilis juga tidak mencampurkan fakta dan opini. Hanya berisi data, fakta, tidak berisi pendapat atau penilaian.
Struktur Naskah Press Release
Struktur naskah siarab pers hakikatnya sama dengan struktur dasar naskah berita yang terdiri dari
- Judul (head)
- Teras (lead)
- Isi (body)
Judul berita harus kalimat lengkap, minimal Subjek + Predikat, dan menggunakan kalimat aktif. Teras sebaiknya mengedepankan subjek/pelaku –who does what; siapa melakukan apa, kapan, di mana, kenapa, dan bagaimana; isi berupa penjelasan unsur why dan how.
Namun, dari segi format, naskah siaran pers ditambah bagian awal dan akhir.
Bagian awal berupa Nama dan Logo Perusahaan (semacam Kop Surat) dan tulisan PRESS REALEASE atau SIARAN BERITA, sebagaimana gambar berikut ini:
Tips Menulis Siaran Pers
- Pelajari gaya bahasa media yang menjadi target pengiriman rilis. Jika memungkinkan, miliki Style Book atau Gaya Selingkung media target.
- Tulislah siaran pers dengan gaya media tersebut.
- Pilih judul yang positif (aktif), bukan pasif.
- Paragraf pertama (lead) harus jelas dan ringkas.
- Gunakan bahasa jurnalistik –ringkas dan lugas, kalimat dan paragraf pendek-pendek, hindari anak kalimat.
- Tulislah fakta & data saja, bukan opini/pandangan.
- Ketiklah hanya pada satu sisi kertas.
- Selalu beri tanggal.
- Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon bagian akhir naskah.
- Gunakan kertas surat resmi & cantumkan label “Siaran Pers” di bawah logo/sebelum naskah.
- Pelajari Editorial Policy (kebijakan redaksi), frekuensi penerbitan, tanggal/tenggat terbit, deadline, daerah sirkulasi, serta jangkauan dan segmen pembaca.
- Berpedoman pada rumus berita 5W+1H.
- Cantumkan nomor telepon dan nama yang bisa dikonfirmasi (diwawancara).
- Ringkas, tidak lebih dari satu halaman.
- Gunakan gaya penulisan jurnalistik/bahasa jurnalistik.
Format Siaran Pers
Karena berasal dari lembaga formal, maka siaran pers umumnya juga formal. Ada format khusus dalam naskah siaran pers, salah satunya seperti disarankan Media College sebagai berikut:
- Bagian atas naskah berisi “Untuk Disiarkan Segera” atau “Untuk Disiarkan Tanggal …”
- Headline. Judul siaran pers, layaknya judul berita yang harus menggambarkan isi siaran pers.
- Dateline. Baris Tanggal. Berisi nama kota dan tanggal.
- Body. Konten atau isi siaran pers, terdiri dari Lead (Teras) dan Tubuh Berita (Body).
- Info Lembaga. Di bagian akhir naskah, cantumkan informasi tentang lembaga atau instansi yang mengirimkan rilis.
- Informasi Kontak. Setelah itu, di bawahnya dicantumkan nama dan alamat lembaga, no. telepon, fax, email, website, termasuk CP (Contact Person) yang bisa dihubungi.
Hubungan Media (Media Relations)
Siaran pers merupakan salah satu jenis hubungan media dalam kegiatan kehumasan.
Selain naskah siaran pers, naskah lain yang biasa dibuat humas dan dikirimkan kepada media antara lain advertorial (pariwara) —iklan berupa berita, feature, atau artikel– dan Surat Pembaca, misalnya memberikan Hak Jawab atas pemberitaan yang tidak akurat.
Pengertian Media Relations
Hubungan Media adalah strategi komunikasi humas profesional dalam membangun dan menjaga hubungan dengan kalangan media atau wartawan.
Jenis-Jenis Media Relations
Berikut ini jenis-jenis hubungan media yang bisa dan biasa dilakukan humas lembaga atau instansi:
- Press Conference (Konferensi Pers) —mengundang wartawan untuk berdialog dengan materi yang telah disiapkan (Press Kit, Media Kit).
- Press Briefing (Jumpa Pers) –penyampaian informasi dalam sebuah kegiatan.
- Special Event —kegiatan khusus yang melibatkan media, misalnya menjadi sponsor lomba penulisan jurnalistik.
- Media Visit (Kunjungan Media) –berkunjung ke kantor media.
- Undangan Peliputan —mengundang wartawan untuk meliput acara.
- Press Gathering –mengundang media untuk berkumpul secara informal, misalnya jamuan makan malam.
- Press Luncheon –jamuan makan siang.
- Maintenance Lobby — misalnya minum kopi bersama, nonton bareng.
- Press Tour — mengajak wartawan berkunjung ke suatu tempat.
Kini era internet. Apakah media relations masih dibutuhkan? Jawabannya, masih! Media massa masih menjadi sumber informasi terpercaya, meskipun pihak instansi/perusahaan kini mampu publikasi sendiri informasi via media internet, situs web, atau akun media sosialnya.
Namun, pola hubungan antara Humas (PR) dan wartawan (media) menjadi lebih personal dan intens. Informasi perusahaan dapat dikomunikasikan secara real time sekaligus beragam lewat akun media sosial pribadi praktisi PR.
Selain itu, pengertian hubungan media juga meluas. Dari yang semula hanya berupa hubungan dengan kalangan insan media, kini meluas menjadi hubungan dengan netizen atau pengguna akun media sosial dan pengguna website.
Keterampilan PR Practisioner atau stah Humas pun harus dikembangkan dengan skills manajemen konten website dan media sosial.
Jenis Online Media Relations
- Website –situs resmi merupakan “hub” dalam online media relations.
- Newsletter
- Webinar –singkatan dari Web dan Seminar– seminar dengan menggunakan internet.
- Podcast –merekam suara dan bisa dimainkan secara online oleh orang banyak
- Blog (Businness Blogging)
- Social Media
Konferensi Pers
Konferensi pers (press conference) merupakan kegiatan kehumasan populer setelah siaran pers.
Konferensi pers adalah acara khusus yang dibuat sebagai sarana untuk mengumumkan, menjelaskan, mempertahankan atau mempromosikan kebijaksanaan dengan maksud untuk mengukuhkan pengertian dan penerimaan publik pada pihak pemrakarsa acara (Wikipedia).
Secara garis besar Konferensi pers adalah aktivitas sosialisasi dan konfirmasi atas aktivitas, berita, produk dan jasa yang menyangkut masyarakat.
- Menyampaikan kinerja perusahaan
- Untuk membantah isu atau berita miring
- Menyampaikan informasi produk atau layanan baru
- Tentukan isu bernilai berita.
- Tetapkan juru bicara.
- Siapkan Media Kit/Press Kit, termasuk Press Release.
- Siapkan sarana presentasi, misalnya LCD Projector.
- Susun daftar undangan.
- Tentukan waktu dan tempat.
Dalam konferensi pers dimungkinkan menghadirkan narasumber dari pihak luar sebagai key opinion leader yang dapat memperkuat pesan yang ingin disampaikan.
Key opinion leader ini bisa berasal dari kalangan akademisi, praktisi, public figure, politisi, birokrat, blogger, dan sebagainya. Pemilihan narasumber tamu ini harus disesuaikan dengan tema dan target konferensi pers.
Wawancara Media
Wawacara media (media interview) yaitu wawancara yang dilakuan wartawan dengan humas lembaga atau instansi mengenai isu tertentu.
Dilansir laman PRDaily.com, tips wawancara media antara lain sebagai berikut:
1. Hindari jawaban teknis
Jawablah berbagai pertanyaan yang dilontarkan dengan singkat dan jelas. Anda tidak diwajibkan untuk memberitahunya secara teknis. Hindari pula kata-kata yang menjadi jargon.
2. Jawab seperlunya
Anda tak perlu memberikan informasi tambahan dengan menjelaskan secara detail apa yang tidak ditanyakan. Cukup jawab seperlunya dengan tetap berpegang pada pertanyaan wartawan. Bila Anda menjelaskan dan berbicara membabi buta, bisa jadi ungkapan yang Anda inginkan untuk ditulis malah tidak diberitakan.
3. Jangan pernah katakan “No Comment”
Mungkin Anda tidak mau dibuat repot oleh pertanyaan para wartawan yang bertubi-tubi, dan entah disengaja atau tidak, Anda mengucapkan, “No comment.” Kalimat ini justru membuat Anda seperti menyembunyikan sesuatu. Jadi sangat baik untuk menyiapkan jawaban dari beberapa pertanyaan yang tak terduga, tentunya ini adalah tugas tim PR Anda.
4. Perhatikan pertanyaan
Terkadang wartawan memberikan pertanyaan yang “memancing” atau mungkin langsung ke bagian negatif. Anda perlu bersikap cerdas dalam menjawab semua itu. Tidak perlu menyangkal hal yang benar terjadi, Anda cukup menjawabnya dengan jawaban diplomatis.
5. Perhatikan gerak tubuh dan ekspresi wajah.
Perhatikan bahasa tubuh (body language) dan suara. Anda harus memastikan bahwa gerak tubuh, mata, senyum, atau ekspresi wajah sesuai dengan nada dan pernyataan yang dikeluarkan.
Upayakan gerak tubuh yang sesuai. Perhatikan tinggi rendah dan volume suara, serta saat jeda dan diam. Jangan lupa sedikit humor, bahasa yang baik dan benar serta etika dan kecepatan berbicara harus diperhatikan pula.
Demikian Tips Humas Lengkap: Media Relations, Siaran Pers, Konferensi Pers, Wawancara Media. Wasalam.. (www.komunikasipraktis.com).*